Что такое прослеживаемые товары в счет-фактуре: полный разбор с примерами и нюансами 📦🧾

Если вы когда-нибудь работали с бухгалтерией, логистикой или торговлей, то наверняка сталкивались с понятием «прослеживаемые товары» и счет-фактурами. Казалось бы, что может быть проще: купил — продал — оформил документы. Но в реальности всё гораздо сложнее, особенно когда речь идёт о специальных товарах с обязательной прослеживаемостью.

В этой статье разберём, что такое прослеживаемые товары в счет-фактуре, зачем это нужно, как правильно оформлять документы, какие есть тонкости и подводные камни. И, конечно, приведём реальные примеры, чтобы стало понятнее, как всё это работает на практике. 📊📚

Прослеживаемые товары — кто они и зачем нужны? 🔍

Начнём с простого: прослеживаемые товары — это группа товаров, перемещение, оборот и учет которых контролируются государством на особом уровне. Почему? Потому что это либо важные для экономики и безопасности позиции (алкоголь, табак, лекарства), либо товары с высоким риском подделок и мошенничества (автозапчасти, электроника, маркированная одежда и обувь).

Цель прослеживаемости — исключить теневой оборот, обеспечить честную торговлю и дать государству и бизнесу возможность отслеживать путь товара от производителя до конечного покупателя.

В России закон об этом действует с 2019 года и постоянно расширяется, включается всё больше категорий товаров.

Что такое счет-фактура? Коротко и понятно 🧾

Счет-фактура — это основной документ, который подтверждает факт продажи товара или услуги, содержит все данные для расчёта налогов (НДС в первую очередь) и служит основанием для бухгалтерского учёта.

В обычной ситуации в счет-фактуре указывают:

• Наименование товара или услуги

• Количество и цену

• Сумму налога (НДС)

• Данные продавца и покупателя

Что меняется с прослеживаемыми товарами? ⚠️

Всё дело в дополнительной информации, которую теперь обязаны указывать в счет-фактуре, если в сделке участвуют прослеживаемые товары.

Что это за информация? Обычно это:

• Уникальный идентификатор товара (например, код маркировки или серийный номер)

• Серия и номер документа, подтверждающего легальность товара (например, сертификат соответствия, лицензию)

• Дополнительные данные о партии, дате производства, сроке годности (если применимо)

Проще говоря — нужно не просто написать «телевизоры Samsung», а указать каждый конкретный телевизор с его индивидуальным кодом маркировки.

Это необходимо, чтобы:

• Контролировать подлинность товара

• Следить за оборотом и местоположением товара

• Предотвращать нелегальный ввоз и подделки

• Обеспечивать возврат и сервисное обслуживание

Какие товары относятся к прослеживаемым? 📋

Перечень постоянно расширяется, но на сегодня в России обязательной прослеживаемости подлежат:

• Табачные изделия 🚬

• Алкогольная продукция 🍷

• Лекарственные препараты 💊

• Обувь 👟

• Парфюмерия и косметика 💄

• Товары легкой промышленности (одежда, аксессуары) 👕

• Шины и покрышки 🚗

• Электроника (телевизоры, телефоны) 📱

• Молочная продукция 🥛

• Иные категории, утверждённые законодательством

Как правильно указывать прослеживаемые товары в счет-фактуре? 📑

Основное правило — нужно указывать не просто общие характеристики, а конкретные данные, позволяющие идентифицировать каждый товар.

Пример оформления:

То есть по каждому товару должен быть свой уникальный код, который можно проверить через систему маркировки.

Практические нюансы и ошибки, которых стоит избегать ❌

1. Неправильное указание кода маркировки. Бывает, что вместо полного кода указывают лишь часть — это может привести к штрафам и невозможности списать НДС.

2. Отсутствие кода при продаже прослеживаемого товара. Такой счет-фактура просто не принимается налоговыми органами.

3. Ошибки в названии товара. Если в документе неверно указано наименование, возможны проблемы с отчетностью.

4. Несвоевременная регистрация в системе маркировки. Чтобы вести учет, компании должны быть зарегистрированы в системе Честный ЗНАК или другой аналогичной.

Для кого важно знать про прослеживаемые товары в счет-фактуре? 👔

• Производители и поставщики — обязаны маркировать товар и правильно оформлять документы.

• Оптовики и дистрибьюторы — должны принимать во внимание маркировку при покупке и продаже.

• Розничные продавцы — обязаны проверять товар перед продажей и правильно оформлять счет-фактуру.

• Бухгалтеры и налоговики — используют данные из счет-фактуры для расчёта налогов и контроля.

• Покупатели и потребители — получают гарантию подлинности товара и возможность его вернуть.

Как выглядит процесс оформления счета-фактуры с прослеживаемыми товарами? 🛠️

1. Получение товара от поставщика. Поставщик передает товар с кодами маркировки.

2. Проверка данных. Покупатель сверяет коды, убеждается в подлинности.

3. Формирование счет-фактуры. Указывается вся необходимая информация, включая коды маркировки.

4. Отправка счет-фактуры. В электронном виде через специализированные сервисы.

5. Учет и хранение. Документ хранится для отчетности и налогового контроля.

Пример из жизни: как это работает на практике 🏪

Допустим, вы владелец магазина обуви. Вы закупаете партию кроссовок — прослеживаемый товар. Ваш поставщик оформляет счет-фактуру, где указываются все уникальные коды маркировки каждой пары обуви. Вы получаете этот документ, сверяете коды и заносите их в свою систему учета.

При продаже каждой пары вы должны заново оформлять счет-фактуру с указанием кода именно той пары, которая ушла покупателю. Если вы забудете указать код, налоговая может не принять такой документ.

Что делать, если счет-фактура содержит ошибки в прослеживаемых товарах? 🛑

• Нужно оперативно исправлять. Если ошибка выявлена быстро — можно оформить корректировочный счет-фактуру.

• Уведомить контрагента. Иногда ошибки возникают из-за неправильных данных от поставщика.

• Проверять данные заранее. Регулярно сверяйте коды маркировки с фактическими товарами.

Чем грозит нарушение правил оформления счет-фактуры с прослеживаемыми товарами? 🚨

• Штрафы от налоговой инспекции. За неправильное оформление или отсутствие данных.

• Отказ в принятии НДС к вычету. Это удар по финансовым результатам компании.

• Проблемы с контролирующими органами. Проверки, замедление работы бизнеса.

• Репутационные риски. Особенно если дело касается подделок или нелегального товара.

Электронные счет-фактуры и автоматизация — тренды времени 💻

С введением обязательной маркировки и прослеживаемости компаниям всё сложнее вести учет вручную. На помощь приходят электронные документообороты и специализированные сервисы:

• Честный ЗНАК — федеральная система маркировки и прослеживаемости.

• 1С, Контур, Такском — программы для формирования и отправки электронных счет-фактур.

• Автоматизация склада и торговли — позволяет автоматически сверять коды и формировать отчеты.

Это экономит время и снижает вероятность ошибок.

Итоговые мысли — зачем разбираться в прослеживаемых товарах и счет-фактурах? 🎯

Прослеживаемые товары в счет-фактуре — это не просто бюрократия, а важный инструмент прозрачности и честности бизнеса. Понимание тонкостей оформления помогает избежать штрафов, оптимизировать налогообложение и повысить доверие клиентов.

Если вы работаете с такими товарами — инвестируйте время в правильное обучение персон