Что такое «прослеживаемый товар» в УПД и как с ним работать: полный гид для бухгалтера и предпринимателя

Ключевые тезисы
• Прослеживаемые товары — специальная категория импортной продукции, за которой налоговая служба ведёт «сквозной» контроль от таможни до конечного покупателя.
• УПД (универсальный передаточный документ) после 2021 года стал главным носителем реквизитов прослеживаемости: он заменяет счёт‑фактуру и ТОРГ‑12, фиксируя все обязательные коды.
• Неправильное оформление УПД по прослеживаемому товару — штрафы, приостановка зачёта НДС, блокировка операций.
• Чтобы избежать риска, нужно понимать, какие коды GTD и РНПТ прописывать, где брать «номер партии» и почему налоговая «видит» цепочку поставок в реальном времени.

1. Откуда взялась прослеживаемость в России и зачем она нужна?

30 июня 2020 года был принят ФЗ № 371‑ФЗ, введший новую систему контроля — «национальный механизм прослеживаемости товаров». С 1 июля 2021 года для отдельных групп импорта действует сквозной электронный мониторинг движения партии: каждое перемещение фиксируется в ЭДО и попадает в ФНС.

Цели закона:

1. Борьба с обналичкой и «серым» НДС. Раньше можно было завести контейнер мониторов, «растворить» их через однодневки и получить вычеты. Теперь же товар «светится» на каждом участке.

2. Упрощение зачёта НДС для добросовестных. Чистая цепочка — быстрее камеральные проверки.

3. Сближение с ЕАЭС: в Беларуси и Казахстане похожие механизмы уже действуют.

2. Какие товары считаются прослеживаемыми в 2024 году?

Перечень утверждён постановлением Правительства РФ № 807 (16.04.2021) и уточняется ежегодно. На 2024 год он выглядит так (выдержка):

Любая партия, растаможенная под этими кодами, получает Регистрационный номер партии товара (РНПТ). С этого момента партия «прошивается» в госИНФО-измерителе и дальше без этого номера жить не может.

3. Что такое УПД и почему он ключевой в прослеживаемости?

УПД — универсальный передаточный документ, разработанный ФНС совместно с Минфином. Это электронный или бумажный файл с XML‑структурой (формат ФНС № 820), который может одновременно быть:

• счётом‑фактурой (для вычета НДС);

• товарной накладной (ТОРГ‑12);

• актом оказанных услуг.

В части прослеживаемости УПД — «единое окно», куда заносятся:

1. Код вида товара (ОКПД2)

2. Количество

3. Единица измерения (шт, кг и т.д.)

4. РНПТ — 16‑значный идентификатор партии из таможни

5. Код GTD (если есть)

ФНС благодаря этим реквизитам видит, как партия ходит от импортёра → оптовика → магазина → конечного юрлица.

4. Как выглядит РНПТ и откуда его брать?

Формат: NN/XXXXXXX/YYYY

• NN — код страны отправления (36 — Китай, 58 — Германия и т.д.)

• XXXXXXX — порядковый номер декларации на выпуск

• YYYY — год выпуска

Получить РНПТ можно:

• из реестра ФТС ФГИС «Прослеживаемость» (импортёр видит номер, когда выпускает груз);

• запросить у поставщика (если вы — второе звено цепи);

• скачать из личного кабинета ФНС (если партия уже числится за вами).

5. Пошаговая схема оформления УПД с прослеживаемым товаром

1. Получили товар — проверяем упаковочный лист и исходную таможенную декларацию, убеждаемся, что РНПТ совпадает.

2. В 1С / МойСклад / SAP создаём реализацию. В форме УПД включаем реквизиты «СвПолПолСведТовар» — там добавляем РНПТ, ОКПД2, количество.

3. Отправляем через ЭДО (Диадок, Тензор, Taxcom) контрагенту.

4. Контрагент подписывает — данные улетают в ФНС.

Если РНПТ заполнен неверно — ФНС пришлёт уведомление «Неформализованная ошибка» и попросит уточнить документ (срок 5 рабочих дней).

6. Типичные ошибки и штрафы

7. Часто задаваемые вопросы

Q: Надо ли заполнять РНПТ, если партия ввезена до 01.07.2021?
A: Нет, прослеживаемости подлежит только импорт после даты старта эксперимента.

Q: Что делать, если продаю часть партии, а не весь объём?
A: Указывайте фактически реализованное количество, РНПТ остаётся тем же. Остаток «сидит» до следующей реализации.

Q: Розничная продажа физлицам: нужен ли УПД?
A: Нет, физлицам чека ККТ достаточно. Но оборот списывается в отчёте ОС‑2 (розничная реализация).

8. Как автоматизировать учёт прослеживаемых товаров?

1. 1С 8.3 (релиз ≈ 2021) уже содержит поля «Номер партии (РНПТ)» и обмен УПД через Диадок.

2. Облачные кассы (Evotor, Атол Онлайн) передают в бэкофис параметры прослеживаемости по API.

3. BI‑дашборды: в Power BI можно построить цепочку перемещения партии, контролируя остатки и риск штрафов.

4. ERP‑плагины: SAP S/4 HANA для РФ имеет модуль «Track&Trace RU».

9. Практический пример

ООО «ТехноИмпорт» завезло 500 мониторов (ОКПД 852852).
РНПТ: 36/845677/2023

ФНС видит: 500 → 300 → 300 (в рознице) → остаток 200 соответствует балансу — всё ок.

10. Перспектива 2025+: что будет дальше?

• Расширение перечня: в плане добавить смартфоны, серверы, бытовую химию.

• Интеграция с маркировкой «Честный ЗНАК» — единый личный кабинет для товарных групп.

• Смарт‑контракты: поставщики смогут автоматически начислять НДС при перемещении партии на блокчейне.

• Международный обмен данными в ЕАЭС — единый РНПТ будет действовать по всему союзу.

11. Чек‑лист главбуха: 7 шагов к спокойному сну 😴

1. Обновить учётную систему до последней версии с поддержкой прослеживаемости.

2. Актуализировать справочник ОКПД2.

3. Настроить автоматическую подгрузку РНПТ из ФНС API.

4. Провести обучение сотрудников отделов логистики и закупок.

5. Внедрить двойной контроль УПД (робот‑валидатор + живой глаз).

6. Сдавать отчёты ОС‑1/ОС‑2/ОС‑3 строго по календарю.

7. Держать в папке шаблоны ответа на требования ФНС (сэкономит время).

Вывод

Прослеживаемый товар в УПД — это не «ещё одна бюрократия», а неизбежная реальность, предназначенная защитить рынок от серых схем и сделать честным бизнесу жить легче. Включайте РНПТ в каждый документ, автоматизируйте процессы и будьте на шаг впереди проверяющих. Тогда система будет работать на вас, а не против.

Берите чек‑лист, внедряйте и пускай ваш бизнес растёт без штрафов и лишних волнений! 💡