Пересорт товара: Что это и как с этим бороться

Пересорт товара — это термин, который можно встретить в разных сферах торговли, особенно в розничной и оптовой. Несмотря на то, что для некоторых людей этот процесс может оставаться невидимым, для бизнеса это может стать настоящей головной болью. Когда товары поставляются в магазины или на склады, возникают случаи, когда количество или вид продукции не соответствует заявленному ассортименту. Этот процесс и называется пересортом товара. Но что же это, как он возникает, и как с ним бороться? Разберемся детально.

1. Что такое пересорт товара?

Пересорт товара — это ситуация, при которой в процессе поставки, хранения или продажи продукции товарные позиции оказываются в несоответствии с тем, что было изначально заказано, задокументировано или указано в учетных системах. Это может касаться как количества, так и видов продукции, а также упаковок, моделей или других характеристик.

Когда поставщик ошибается и поставляет не тот товар, или когда в процессе обработки заказа на складе происходят перепутывания на разных этапах логистической цепочки, это и называется пересортом.

1.1. Виды пересорта

Пересорт может проявляться по-разному, в зависимости от того, на каком этапе цепочки поставок произошла ошибка:

Пересорт по количеству — когда поставляемого товара меньше или больше, чем указано в документах. Например, вместо заказанных 100 единиц товара пришло 120 или 80.
Пересорт по номенклатуре — когда поставляется другой товар, нежели тот, что был заказан. Например, вместо красных футболок поставляются синие, или вместо одного размера товара поставляется другой.
Пересорт по упаковке — когда товар приходит не в той упаковке или упаковка повреждена. Это также может считаться ошибкой пересорта, если упаковка является частью общей номенклатуры.
Пересорт по качеству — ситуация, когда товар не соответствует заявленным стандартам или характеристикам, что также можно отнести к пересорту, если качество или внешний вид не соответствуют ожиданиям покупателя.

1.2. Как выявляется пересорт товара?

Пересорт товара может быть обнаружен на разных этапах процесса продаж или логистики. В зависимости от того, на каком этапе вы обнаружите проблему, могут быть разные способы выявления пересорта:

При получении товара — когда товар только поступает на склад или в магазин, проводится проверка полученных товаров с документами и сопроводительными накладными. Если товар не соответствует заказанному, можно сразу выявить ошибку.
При упаковке и отгрузке — пересорт может быть обнаружен в момент упаковки товара для отправки покупателю или при оформлении продажи.
При инвентаризации — систематическая проверка склада может выявить несовпадение между наличием товара на складе и фактически поставленными партиями.
При обращении покупателей — иногда пересорт проявляется только тогда, когда покупатель жалуется на не тот товар или несоответствие заказанному.

2. Причины пересорта товара

Пересорт может произойти по многим причинам, как человеческим, так и техническим. Некоторые из них могут быть связаны с ошибками в процессе управления запасами, другие — с некорректной работой поставщиков. Вот несколько основных факторов, которые могут привести к пересорту товара:

2.1. Ошибки на складе

Пересорт может быть результатом ошибок, допущенных в процессе приемки и учета товара. Например, при большом объеме товаров на складе работники могут ошибиться при распределении или сортировке товаров, что приведет к появлению несоответствий между заказом и фактически поставленным товаром.

Ошибки при приемке — неправильный прием товаров, где не проверяются документы или не соблюдается строгая сверка с заявленным заказом, может стать причиной пересорта.
Ошибки в учете — если складская система не обновляется своевременно или некорректно, можно столкнуться с тем, что на складе будет указан один товар, а фактически поставленный другой.

2.2. Человеческий фактор

Люди часто становятся причиной пересорта, особенно если на складе или в магазине работает большое количество сотрудников. Ошибки могут происходить на каждом этапе: от оформления заказа до упаковки и транспортировки.

Невнимательность — самый распространенный фактор, который вызывает пересорт. Например, работник может перепутать номер модели, упаковку или количество товара.
Низкая квалификация сотрудников — если сотрудники не достаточно обучены и не знают, как правильно работать с товарами, это может привести к ошибкам при пересорте.

2.3. Ошибки поставщиков

Иногда пересорт может быть вызван ошибками, допущенными непосредственно поставщиками товаров. Это может касаться как неправильной комплектации товара, так и поставки ненадлежащего качества или другой модели. Такие ошибки могут происходить по многим причинам, включая недостаточную проверку на складах поставщиков или неправильное заполнение сопроводительных документов.

Неправильная комплектация — поставщик может случайно не включить в заказ все товары или заменить некоторые товары на аналогичные без уведомления покупателя.
Ошибки в логистике — пересорт может также быть вызван неправильной упаковкой или маркировкой товаров на складе поставщика, что приведет к путанице при транспортировке.

2.4. Проблемы с системой учета

Если бизнес использует старую или плохо настроенную систему учета товара, это может привести к различным ошибкам. Некорректно настроенные учетные системы могут не синхронизироваться с актуальным состоянием товаров на складе, что приводит к появлению несоответствий между фактическими данными и документами.

2.5. Невозможность точной поставки

Особенно это актуально для продукции, которая производится по заказу. В случае нестабильных поставок или особых товаров, на которых могут быть непредвиденные дефициты или производственные задержки, пересорт может быть неизбежен.

3. Как избежать пересорта товара?

Есть несколько стратегий и рекомендаций, которые помогут минимизировать вероятность возникновения пересорта товара в процессе продаж и хранения. Применение этих методов позволит не только сократить потери, но и повысить доверие со стороны клиентов.

3.1. Автоматизация учета

Использование современных систем управления запасами и автоматических инвентаризаций помогает отслеживать каждый товар на складе. Это исключает человеческие ошибки и снижает вероятность пересорта, так как все данные вносятся и обновляются в реальном времени.

3.2. Обучение персонала

Очень важно, чтобы персонал был тщательно обучен и знал, как работать с товарами. Работники должны понимать важность точности в оформлении документов, приемке товара и упаковке. Это поможет минимизировать ошибки на всех этапах работы с продукцией.

3.3. Регулярная проверка товаров

Проведение регулярных инвентаризаций и сверок запасов на складе помогает своевременно выявлять любые несоответствия в поставках. Рекомендуется проверять товар сразу после его поступления и на стадии упаковки, чтобы предотвратить дальнейшие проблемы.

3.4. Тщательная работа с поставщиками

Работа с надежными поставщиками, которые придерживаются стандартов качества и точно выполняют заказы, поможет минимизировать риски пересорта. Регулярные проверки и партнерские отношения с поставщиками, где они также обязуются не только поставлять качественный товар, но и обеспечивать его правильную комплектацию, тоже важны.

4. Что делать, если пересорт уже произошел?

Если пересорт все-таки произошел, важно действовать оперативно и правильно. Вот несколько шагов, которые помогут минимизировать последствия:

Свяжитесь с поставщиком — сразу уведомьте поставщика о проблеме, чтобы он мог оперативно предоставить замену или возврат товара.
Проверьте документальные подтверждения — проверьте все сопроводительные документы и накладные, чтобы удостовериться, что пересорт действительно произошел по вине поставщика.
Возврат или обмен товара — предложите клиенту возврат товара или обмен, если ошибка была допущена на уровне магазина.
Уведомление клиентов — если пересорт оказался на стадии продажи, важно уведомить клиентов о проблемах и предложить им скидки или компенсации за неудобства.

Заключение

Пересорт товара — это частая проблема, с которой сталкиваются бизнесы в различных отраслях. Этот процесс может вызвать как финансовые потери, так и снижение доверия со стороны клиентов. Однако, если правильно организовать учет товаров, обучить сотрудников и наладить коммуникацию с поставщиками, то вероятность возникновения пересорта можно минимизировать. Важно помнить, что внимание к деталям на каждом этапе цепочки поставок и продаж — это ключ к успеху бизнеса и довольным клиентам.